17 Mar

10 claves para mantener reuniones productivas

Tal y como afirma el dicho, el tiempo es oro. Por esta razón, tu empresa no puede desperdiciar ni un solo minuto. Sin embargo, son muchas las compañías que realizan comités contraproducentes en los que una mala organización impide extraer resultados positivos.

En este sentido, el software en gestión unificada de proyectos FLAG Savia presenta las 10 claves para mantener reuniones productivas:

1. Informa y recuerda previamente de la reunión:
Utiliza la gestión de tareas de FLAG Savia para establecer reuniones asignadas a determinados trabajadores de tu equipo. Esta planificación previa servirá para no olvidar el comité, destacar el material necesario, así como plantear previamente los temas de discusión. De la misma manera, antes de determinar la fecha será importante asegurar si verdaderamente vale o no la pena hacer una reunión teniendo en cuenta la exigencia de desplazarse o no, como si es posible tratar los mismos temas mediante una llamada telefónica, correo electrónico o videollamada.

2. Minimizar el número de participantes:
No todos los trabajadores son indispensables para una reunión. De esta forma, el moderador y organizador de esta deberá escoger a los necesarios pensando en aquellos que no perjudiquen al transcurso de la reunión, así como en no restar productividad a otros trabajos y proyectos de la empresa.

3. Programación de una agenda:
El líder del comité deberá plantear diversos puntos a tratar en la reunión. Un guión que es aconsejable compartir con el resto de participantes, por ejemplo a través del gestor de proyectos FLAG Savia en el momento en el que se programa la fecha, para conseguir tanto un mayor conocimiento del tema por parte de los componentes, como para acotar los temas y forma de abordarlos durante la reunión.

4. Elegir el lugar adecuado:
Este apartado es tan importante como cualquier otro. Y es que la selección del punto de reunión podría influenciar en la atención puesta por los asistentes. Por este motivo el moderador ha de escoger un lugar sin ruidos y con una temperatura oportuna.

5. Involucrar a cada miembro:
Las reuniones buscan resolver temas a través de la creación de sinergias. Soluciones que no serán posibles de alcanzar sin la aportación de todos los individuos que forman parte de ellas. De la misma manera, es preciso que le moderador resuelva todas las dudas que tengan los participantes.

6. Uso de material visual:
El empleo de vídeos, imágenes y esquemas facilitará la comprensión de los asistentes a la reunión. Y es que será más fácil explicar cualquier tema a través de material visual que mediante largas parrafadas de texto.

7. Anotaciones de los participantes:
Los asistentes a las reuniones deberán llevar material para registrar aquellos temas y puntos relevantes que se traten.

8. Temas futuros:
Seguramente que la discusión y el debate de ciertos puntos destapen otros aspectos importantes que tratar. Sin embargo, estos deberán apuntarse en una lista independiente para una reunión futura y no desviarse de la conversación y guiones planteados en la presente.

9. Análisis, resumen y asignación de tareas:
De la misma manera que se hizo para avisar de la reunión, una de las personas que asistió debe hacer un registro y síntesis de lo acontecido para informar a todos los miembros que el moderador crea oportunos. Del mismo modo, tanto la asignación de tareas pactada en el comité como los tiempos de estas han de quedar reflejados para conseguir una organización óptima. Una opción que el software de gestión de proyectos FLAG Savia nos proporciona gracias a la Gestión de Tareas.

10. Medición de la efectividad de la reunión:
A pesar de que las primeras reuniones sobre un tema en concreto pueden resultar menos productiva dado el desconocimiento sobre el tema de los participantes, esta tendencia suele variar con el paso de las sesiones. De esta manera es aconsejable conocer cuánto de fructífera ha resultado cada reunión. Un dato del que es posible realizar un seguimiento mediante una herramienta como el Time Tracking de FLAG Savia, que es capaz de hacer un reporte de horas dedicadas con comentarios, comparativas y la visualización del tiempo invertido.

Así, si lo que quieres es que las reuniones de tu empresa sean más productivas, sigue estos 10 pasos y ayúdate de una herramienta completa para la gestión de proyectos como FLAG Savia.

Comentarios

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *