6 Oct

8 ideas para organizarte mejor en la oficina

A veces trabajar en la oficina se puede hacer muy cuesta arriba, pues hay multitud de factores que nos interrumpen o nos desconcentran: llamadas telefónicas, visitas de clientes, reuniones que hacen que aumente nuestra carga de trabajo por ser unas horas en las que no se está avanzando con las tareas diarias, distracciones, mala gestión del tiempo… Son típicas situaciones en las que se ven envueltos los trabajadores cada día.

Para evitar toda esa serie de interrupciones existe un abanico de trucos que pueden hacer que uno dé lo mejor de uno mismo en la oficina extrayendo el máximo rendimiento. FLAG Savia te los cuenta en este post:

– Utiliza la primera media hora de la jornada en la planificación: Al llegar a la oficina es recomendable revisar las tareas que quedaron a medias el día anterior y planificar las tareas se deben realizar a lo largo de la jornada, dejando siempre un margen para las interrupciones que, casi seguro, llegarán. Y si ese día no llegan siempre se puede aprovechar ese margen para avanzar en las tareas del día siguiente.

Disponer de algo para apuntar teléfonos, encargos, ideas, tareas puntuales e infinidad de detalles importantes que pueden surgir cada día es muy importante. Eso sí, se puede elegir si va mejor tener una libreta física o algún software que permita tomar notas de forma instantánea.

Dejar todas las tareas que sean automáticas o de menor exigencia intelectual para la última hora del día, para que de este modo el empleado pueda rendir al máximo en las tareas que requieren toda su atención.

Aprender a pedir “por favor” un poco de silencio cuando se está realizando una tarea crucial nunca está de más. Los compañeros respetarán ese momento y tendrán vía libre para pedir lo mismo cuando lo necesiten. La estrategia de los auriculares es también una buena opción: Llevarlos puestos con música bajita o con sonidos que aíslen del ruido puede ayudarte a concentrarte y ser una herramienta disuasoria cuando los compañeros requieren tu atención.

Prepara tus reuniones y asiste solo a las que sean imprescindibles: A veces las reuniones de equipo son mucho más continuas de lo que nos gustaría. Por eso llevar todo lo necesario bien preparado puede ahorrarte más de una, y no hay que dudar en preguntar si es necesario asistir en caso de no estar seguro del todo.

Organiza tus pausas: todo empleado necesita descansos, y conociéndose a uno mismo se averigua en qué momento del día es más adecuado tenerlos, teniendo un horario de pausas establecido pero siendo flexible ante los imprevistos que puedan surgir en la empresa. La mayor parte de los trabajadores rinde mejor en las primeras 4-5 horas de trabajo, así que es mejor dejarse los descansos para más adelante, cuando realmente uno necesita descansar la mente y aliviar el estrés.

Utilizar la primera hora del lunes para hacer un planning semanal de las tareas e ir tachándolas a medida que se terminan es una actividad de organización que va produciendo una sensación de satisfacción a medida que éstas se van cumpliendo. En las épocas de más trabajo conviene hacer esto a diario, utilizando los últimos 10 minutos del día en elaborar la lista del día siguiente.

Mantener el orden y la limpieza en el espacio de trabajo es fundamental. Una mesa ordenada transmite tranquilidad y motiva para hacer las tareas. Al final del día es conveniente encargarse de dejar la mesa despejada y limpia para el día siguiente.

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