6 Jul
Ocho consejos para que nuestro equipo use el gestor de proyectos

Ocho consejos para que nuestro equipo use el gestor de proyectos

Usar un gestor de proyectos ayuda a organizar de forma rápida y sencilla el trabajo en la oficina. Pero de lo que nadie habla es de lo que cuesta que el equipo use este tipo de programas de forma habitual y que lo integren en su trabajo día a día.

Hoy os vamos a dar una serie de consejos para ayudar a que en vuestra oficina los gestores de proyectos sean una herramienta clave en el día a día.

Los directivos son los primeros que deben dar ejemplo usando la herramienta desde el primer día. Deben manifestar sus problemas y sus beneficios, pero demostrando que es posible transformar la forma de trabajar de otra forma.

Debemos reunir a nuestro equipo y hacer una formación exhaustiva y profunda sobre la herramienta para que la conozcan y sepan cómo sacarle partido. La sesión de formación debe darse en varias tandas, para que el equipo tenga tiempo de asimilar conceptos y de tener dudas para poder resolverlas más adelante.

En la formación se debe insistir mucho tanto en los beneficios de usar un gestor de proyectos como en la resolución de ciertos problemas que puede haber en el trabajo. Por ejemplo, si tratamos con varios clientes, debemos insistir en que este tipo de gestores nos hacen más sencillo registrar cada tarea y tener un seguimiento pormenorizado del trabajo.

No debemos dejar a los trabajadores que usen el gestor cuando les parezca y de la manera que quieran. Para comenzar a acostumbrarles a usarlo, debemos buscar a lo largo del día un momento concreto para que todo el mundo sincronice sus tareas.

Podemos premiar a los trabajadores que más y mejor usen la herramienta y que antes se acostumbren a incluirla en su rutina de trabajo habitual de la manera que creamos conveniente. O bien con un reconocimiento público o bien con un pequeño plus en el sueldo por el esfuerzo.

En las primeras semanas de uso de la herramienta, debemos reunirnos una vez a la semana y manifestar cómo nos ha ayudado el gestor, qué características hemos descubierto, en qué nos facilita el trabajo y cómo ha mejorado nuestra jornada laboral.

Si podemos, debemos ser ‘profetas’ del uso del gestor para nuestros clientes o colaboradores, porque cuanta más gente con la que trabajamos lo use, menos nos costará emplearlo de forma natural.

Ya que vamos a usar el gestor de proyectos sustituyendo otros procesos de trabajo (por ejemplo, si antes usábamos un correo electrónico para avisar de un trabajo y ahora debemos crear una tarea en el gestor), debemos ‘penalizar’ a los trabajadores que sigan usando los procesos antiguos. Lo primero, hay que avisar al empleado que siga usando el anterior método indicándole que el canal correcto es otro. Lo segundo, recordar que si se recurre en el error, se tendrá en cuenta.

Cada equipo es diferente y cada trabajo también, por ello estos consejos no son dogmas, sino recomendaciones que deben adaptarse a los equipos y a sus necesidades. Porque quizás no estén acostumbrados a usar ese tipo de tecnología y la transición puede ser lenta o al contrario, es posible que el equipo sea muy técnico y lo que cueste sea cambiar de canal de trabajo.

En cualquier caso, es tarea de los responsables del equipo poner sobre la mesa sus beneficios sobre cualquier otra característica y potenciar esa nueva manera de trabajar desde el primer minuto.

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