25 May

Seis pequeños hábitos para mejorar tu productividad: ¿Te atreves a probar?

No hace falta modificar de forma radical el trabajo en la oficina para notar grandes cambios en la productividad personal. Se trata de pequeños empujones al día a día los que hacen la diferencia.

Dicen que bastan 21 días probando un nuevo hábito para que nuestro cerebro se acostumbre a él, así que os proponemos seis diminutos cambios en vuestra rutina de trabajo. Si tras tres semanas probándolos no has notado la diferencia, asumiremos tus comentarios negativos en este post. Pero para ello debes probar.

1)      ESCRIBE TODO

Y todo es todo. Desde las llamadas que tienes que hacer hasta los mails para enviar. Tareas, encargos, recados que debes dar, por muy diminutos que sean, siempre debes escribirlos en tu agenda o en tu gestor de proyectos. Siempre. Y tacharlos cuando los completes. Esto te beneficiará porque por una parte no se te pasará ni una sola tarea por hacer y porque además no tendrás que estar siempre haciendo un esfuerzo por recordar qué hay que hacer. Solo tendrás que mirar tu agenda.

2)      ¿TIENES AGENDA, VERDAD?

En realidad este debería ser el primer punto… Pero hemos asumido que si quieres ser productivo al menos te habrás comprado una. Te aconsejamos que sea o bien semanal en columnas verticales o bien que en cada hoja tengas solo un día. Si quieres sacarle mayor partido la puedes personalizar y dividir cada día en cuatro partes (por ejemplo, MAILS, LLAMADAS, TAREAS, RECADOS…), correspondientes a las cuatro parcelas en las que se divide tu trabajo. Quien dice cuatro dice cinco o tres, las que necesites. Siempre debes tenerla a mano y así con un golpe de vista verás lo que hay que hacer por sectores.

3)      NI INTERRUMPAS NI DEJES QUE TE INTERRUMPAN

Muchas veces tu jefe te llamará para que vayas a su despacho. No tengas reparos en decirle ‘termino esta tarea y acudo’. Transmite responsabilidad y ganas de ir sacando la faena adelante. Si te levantas cada vez que alguien quiere algo, estás parando el flujo de trabajo de tu cabeza y cada vez te costará más engancharte de nuevo. Y lo mismo con tus compañeros, es mejor PEDIR que cuando tengan un rato te llamen o que acudan a tu mesa, mejor que invadir e interrumpir su faena. Cundirá el buen ejemplo.

4)      PRIORIZA

No comiences tu jornada por lo que más te apetezca, por lo que te acaban de pedir o por lo que dejaste sin acabar ayer. Con tu agenda delante, apunta en un papel por orden de prioridad las tareas o recados a hacer e intenta cumplirlo. Quizás debas modificarlo a lo largo del día, pero piensa que lo importante es ser flexible y saber adaptarte a la jornada para acabar lo más esencial.

5)      SÉ AGRADECIDO Y AMABLE

Quizás creas que ser un buen compañero no te ayuda a trabajar, pero te vamos a demostrar lo contrario. ¿Verdad que cuando un buen compañero de trabajo te pide algo de forma amable, exhortativa y sin presión se lo solucionas mejor y más rápido que si lo hace de malas maneras y con urgencia? ¿Verdad que reaccionas mejor cuando alguien en su mail incluye BUENOS DÍAS, DISCULPA, SI FUERA POSIBLE, GRACIAS DE ANTEMANO que si directamente pone QUIERO ESTO YA? Predica con el ejemplo y escribe los mails que querrías recibir. Agradece cuando alguien te acelera un proceso y te permite seguir trabajando. Seguro que recibes un feedback muy positivo.

6)      PREPARACIÓN

Cuando acabe el día, repasa todo lo que se ha hecho, tacha tareas acabadas, marca las del día siguiente, ves buscando información que necesites, adelanta algún mail para preparar el día (por ejemplo, avisa a un proveedor de que al día siguiente recibirá un documento que había pedido), haz un orden de las tareas que habrá que hacer… cuanto más preparado llegues la jornada siguiente, mejor. Abrir la agenda y encontrarse con sorpresas puede desmontarte el día. Pero si llegas preparado y con ganas, podrás completarlo todo mejor.

Estos seis pequeños trucos pueden cambiar tu jornada, ¿te atreves a hace un esfuerzo para ponerlos en marcha? ¡Notarás la diferencia!

 

 

 

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